Uttrycket “det är inte de stora inkomsterna som gör dig rik utan de små utgifterna” är både ett välkänt och klokt uttryck. I föreningslivet kommer vi dock inte ifrån att stora utgifter som uppstår i form av lokalhyra, material och tränararvoden måste matchas med inkomster.

Den främsta inkomstkällan i en ideell förening är utan tvekan avgifter från föreningens medlemmar. Men trots detta är fakturering ändå något som ofta flyttas ner på priolistan. Besvärligt, långtråkigt och svårhanterligt är ord som förknippas med fakturering. I extrema fall leder en besvärlig fakturering till att medlemmar tränar år efter år utan att betala en enda krona. Med det sagt behöver varje förening hitta ett faktureringsupplägg som är tydligt, riskfritt och lätthanterligt för alla inblandade.

Så, hur skapar man det optimala upplägget?

Först, i ett enkelt faktureringsupplägg bör avgifterna baseras på grupptillhörighet. Bygg avgiftsupplägget så att alla medlemmar i en träningsgrupp betalar samma medlemsavgift, samma träningsavgift och samma licensavgift. Ett vanligt misstag är att basera medlemsavgiften på ålder och träningsavgiften på grupp. Det bäddar för ett upplägg där medlemmar som är med i samma grupp inte ska betala samma avgifter. Denna typ av upplägg innebär att faktureringssystemet i 99 % av fallen kommer behöva manuell hjälp för att få rätt på samtliga fakturor. Den manuella handpåläggningen är den stora boven i faktureringsdramat. Inte nog med att det ökar risken för felaktiga fakturor, det gör även faktureringsprocessen längre, mer svårhanterlig och framför allt tråkigare. Med det sagt, satsa på ett konsekvent upplägg.

Vidare bör faktureringsupplägget inte innehålla varken familjemedlemskap eller olika typer av rabatter. Alla typer av upplägg som kräver att vi gör enskilda undantag kommer, återigen, att innebära manuell handpåläggning. Risken är stor att vi missar en medlem i familjen, lägger på en rabatt i onödan eller lyckas blanda ihop summorna helt. Det bådar kort och gott för sömnlösa nätter och otaliga krediteringar. Vill vi behålla en variant av rabatterna är ett förslag att istället minska avgifterna ett par kronor för alla. Då får vi in samma summa pengar men minskar vårt arbete – kan det bli bättre?

Slutligen, fakturera alla terminens/säsongens ordinarie avgifter vid ett och samma tillfälle. Att fakturera medlemsavgifter vid ett tillfälle och tränings- och licensavgifter vid ett annat innebär att vi i onödan förlänger arbete som kunnat komprimeras till en dag. Utöver det riskerar vi medvetet föreningens likviditet. För det första ökar risken att våra medlemmar missar en av fakturorna och för det andra förflyttar vi medvetet likviditetsflödena, vilket innebär att vi inte kan använda pengarna för att utveckla verksamheten i innevarande verksamhetsår. Om målet med flera faktureringar är att låta medlemmarna dela upp betalningarna kan ett enklare alternativ vara att leta upp ett faktureringssystem på marknaden som har direkt stöd för delbetalning.

Ett bra, tydligt och, framför allt, konsekvent faktureringsupplägg är alltså något som inte ska underskattas. Att lägga tid och energi på att strukturera upp faktureringstidpunkter samt avgifts- och rabattupplägg kommer att gynna både medlemmarna och föreningen i det långa loppet. Med det sagt är det bättre att avbryta nuvarande upplägg till förmån för ett bättre – våga förändra!