Lagkassans utmaningar – och hur ni löser dem

Lagkassor är en välförankrad del av svenskt föreningsliv. Många mindre grupper har någon typ av egen ekonomisk verksamhet. Kanske hanterar en ledare eller lagförälder gruppens pengar vid organisation av försäljningar, resor, läger eller lagkvällar, som inte nödvändigtvis drivs på föreningsnivå. Men trots att lagkassan är ett utbrett koncept, råder det ofta oklarhet i hur lagkassor ska hanteras och uppfattas. Hur klassificeras de rent juridiskt? Hur förhåller de sig till bokföring och andra regler, och såklart – hur ska man som förening på bästa och enklaste sätt organisera och hantera lagkassorna?

De lyckade lagkassornas gemensamma nämnare
Kunskapen och regleringen av lagkassor har ökat avsevärt under de senaste åren, både från myndigheters håll men också från föreningars. Kanske är det just eftersom många föreningar börjat uppmärksamma oklarheter och svårbedömda frågor kopplat till ämnet. Ekonomi är i många sammanhang en viktig och känslig fråga, och ideella idrottsföreningar där budgeteringen ofta är tajt är inte ett undantag. Många föreningar vet kanske att frågan om lagkassor behöver tas tag i – men inte hur, vilket lätt resulterar i att det hela istället skjuts upp. Men vad är egentligen byggstenarna till en lyckad hantering av lagkassor?

Trygghet och transparens

En lagkassörs ansvar innebär att få in pengar i tid, använda dem på ett sätt som gynnar gruppens intressen och slutligen redovisa dem för alla som är berörda, däribland medlemmar, lagföräldrar och inte minst föreningen. Det mest centrala i en lagkassa är att alla parter känner sig trygga med att pengarna förvaras säkert och används till rätt saker. Med det sagt är transparens och insyn A och O. Det skapar inte bara trygghet för lagets medlemmar, vars pengar hanteras, utan även för lagkassören som med rätt typ av insyn kan hålla “ryggen fri. 

Finns denna trygghet, kan det vara enklare att få lagkassören att ställa upp över tid. 

Bokföring och kommunikation

Bokföringslagen ställer som bekant krav på att alla affärshändelser ska bokföras. Detta gäller även lagkassor. Det beror på att medlemmar, och lag, är en del av och representerar den juridiska person som idrottsföreningen utgör. Precis som att laget utgör en del av föreningens verksamhet, så utgör lagkassan en del av föreningens gemensamma kassa. Skatteverket betonar därför särskilt i sin vägledning att idrottsföreningen ska ha full insyn i respektive lags ekonomi.

I många föreningar sköts in- och utflöde ur kassorna av laget själv, mer eller mindre utan föreningens inblandning. Det finns inget som egentligen hindrar att mindre grupper har denna disponeringsrätt av föreningens pengar – men i dessa fall är det viktigt att det finns en tydlig kommunikation och redovisning av lagkassan mellan lagkassören och föreningen, så att bokföring kan ske på rätt sätt. 

Organisering

Sedan har vi frågan kring hur kassorna ska organiseras. Bör pengarna till exempel ligga på ett separat konto hos lagkassören, eller direkt ligga hos föreningen? Det finns såklart för- och nackdelar med båda alternativ. Det ena kan uppfattas innebära en större trygghet och kontroll för föreningen, men innebära en stor ökad administrativ belastning. Det andra kan innebära utmaningar i form av transparens och insyn för föreningen, samtidigt som pengarna enklare och effektivare kan användas av det lag som, i många fall, har möjlighet att disponera över dem. Det viktigaste är att det finns ett belut kring hur föreningen vill organisera sina lagkassor, så att inget kan falla mellan stolarna. 

Dokumentation

För att kunna upprätta allt ovan – trygghet, kommunikation och organisation – är det viktigt att pengaflödet dokumenteras på ett överskådligt och hållbart sätt. Och nej – vi som försökt oss på att göra detta via Excel vet att det visserligen är bättre än ingenting, men inte är ett optimalt verktyg för att hålla reda på den typen av löpande och omfattande data som en lagkassa innebär. Behovet gör sig särskilt påtagligt i mer aktiva kassor, där man exempelvis jobbar med individkonton och försäljningar.

Koll på kassan med 4 praktiska tips

Gemensamma nämnare i all ära, men hur uppnår man dem i praktiken? Du som läser den här artikeln har tagit första steget i att ta tag i lagkassefrågan. Nu gäller det att ta initiativet vidare, och faktiskt implementera en modell som fungerar för just er, samtidigt som den går hand i hand med de regelverk som finns. Och med en lyckad modell finns det inte bara risker att minimera, utan även fördelar att vinna – till exempel förenkla och spara tid för de aktiva och samtidigt uppmuntra lagen att bedriva mer föreningsverksamhet på eget initiativ.

Skaffa en föreningspolicy för lagkassor

Vi har redan nämnt att många lagkassor fortfarande bedrivs helt separat, utan någon föreningsgemensam riktlinje eller eftertanke. För att ta kontrollen över situationen är det därför viktigt att ni utreder hur ni ställer er till lagkassorna inom föreningen och fastlägger det i en policy. Bra saker att ha i åtanke för policyn är: 

  • Vilken beslutanderätt eller administrativ roll har lagkassören?
  • Hur delas pengarna upp mellan laget och föreningen i olika situationer (försäljning, aktiviteter på lagets eget initiativ, föreningsgemensamma insamlingar)?
  • Förs individkonton? Hur hanteras dessa pengar när medlemmar slutar eller byter lag?
  • Var ska pengarna förvaras?
  • På vilket sätt och hur ofta ska lagkassans saldo och historik delas med föreningen/lagkassören?
  • Hur kontoförs olika poster i bokföringen?

Upprätta riktlinjer och kommunicera dessa inom laget

Många föreningar väljer att ge de enskilda lagen mer eller mindre fria händer rörande de pengar som de själva samlat in. I dessa fall kan det vara på sin plats att bestämma hur lagkassan ska hanteras inom laget. Kanske ska ett visst överskott från försäljningar gå till den enskilda medlemmen för framtida cuper (s.k. individkonto), eller så har lagkassören fått riktlinjer från styrelsen att 20% av inkomsten ska gå till föreningen. Förutsättningarna måste vara tydliga och det är såklart en fördel om riktlinjerna finns att ta del av någonstans där medlemmarna i efterhand kan titta för att friska upp minnet. 

Tydliggör ansvar och roller

Inte sällan finns det många småuppgifter att ta hand om inom ett lag. Oklarheter riskerar leda till att uppgifter görs dubbelt, inte görs alls eller att information sprids till fel mottagare. Eftersom att lagkassan är en del av föreningen, och föreningen är bunden av t.ex. GDPR, kan data som sprids till fel mottagare få stora konsekvenser utanför laget. Därav är det också bra att klargöra frågor som vem som tar bort medlemmar från lagkassan efter att de slutat, och vem som får behörighet att hantera lagkassan.

Använd verktyg som löser era behov

Lagidrotten är ofta ideell där tid och energi är knapp hos de aktiva. Därför kan verktyg som gör det enklare, snabbare och tryggare för alla berörda vara en stor fördel – inte bara för att säkerställa att regelverk och föreningspolicys kan upprätthållas, utan också för att underlätta för ideellt engagerade lagkassörer. 

Sagan om lagkassor slutar givetvis inte här. Det finns mycket att göra för att optimera sin lagkassehantering och allt kan inte göras på en gång. Den viktigaste frågan nu är: var börjar just ni?