Varje ideell förening är förpliktigad att följa bokföringslagen vilket, i korta drag, innebär att alla föreningens transaktioner ska bokföras enligt bokföringsmässiga grunder och god redovisningssed. Bokföring och fakturering kan ibland upplevas som snårig och komplex, men det behöver den inte vara.

För föreningar är de vanligaste transaktionerna som ska konteras i den löpande bokföringen medlems- och träningsavgifter vilket är ett tecken på det uppenbara sambandet mellan föreningens fakturering och bokföring. Faktureringen sätter förutsättningarna för bokföringen och enkla korrigeringar i faktureringen kan påverka hur pass hanterbar bokföringen blir. För att underlätta bokföringen så mycket som möjligt bör vi därmed fakturera på ett sätt som gör att vårt faktureringssystem kan generera rapporter som kommer agera gynnsamt stöd för bokföringen. Så, vilka korrigeringar är mest effektiva?

Först ut, skippa pappersfakturorna. Pappersfakturor ger oss inga rapporter alls vilket innebär att varje faktura måste konteras styckvis istället för att vi dagligen kan kontera klumpsummor. Det största problemet med denna hantering är inte bara att det är väldigt enformigt, det är också stor risk att någon faktura missas vilket kommer leda till många timmars letande när bokslut närmar sig. Därtill är pappersfakturorna utdöende. Det är större chans att medlemmarna letar efter sin faktura i mailboxen än i brevlådan och mail eller e-fakturor bäddar således för fler betalda fakturor.

Mer då? Se till att fakturera olika kostnadstyper på separata fakturarader. Att fakturera en klumpsumma som kallas “terminsavgift”, som ett samlat uttryck för både medlems- och träningsavgift, är dumdristigt om medlemsavgift och träningsavgift sedan ska bokföras på separata konton. Då kommer faktureringssystem nämligen generera rapporter som anger hur mycket som ska bokföras som terminsavgift, men den kommer inte säga något om varken medlemsavgift eller träningsavgift. Att separera de båda avgifterna skapar dessutom tydligare fakturor gentemot medlemmen och gör det betydligt enklare att avgöra vilka som betalt medlemsavgiften, det vill säga hur många per definition är medlemmar.

Att välja ett förenings- eller faktureringssystem som har stöd för att koppla bokföringskonton till respektive kostnadstyp är dessutom att rekommendera. Vad det innebär är att det är möjligt att på förhand berätta för systemet att medlemsavgifter ska bokföras på exempelvis konto 3020 medan träningsavgifter ska faktureras på 3040. Då kan samma system ge oss rapporter som anger exakt vilka summor som ska bokföras på respektive konto. Detta skapar möjligheter för att vinka hejdå till den strikt manuella bokföringen. Skulle en dags kontering falla i glömska är det även enklare att hitta en klumpsumma än att hitta varje separat faktura.

Administration ska inte vara svårt och jobbigt, det ska vara enkelt – undvik omvägar om det finns genvägar. Bokföring är en syssla där det finns genvägar om man letar noggrant, men det är upp till varje förening att själv bestämma hur lång eller kort vägen blir. Med det sagt, ta gärna en funderare över hur just ni kan använda faktureringen som stöd för att underlätta bokföringen så att räkenskapsåret kan avslutas med lättnad snarare än med oro.