I en tid som denna kan man inte längre tala om en digital- och en icke-digital styrelse – det finns bara en styrelse och den är digital. Med digitala verktyg kan vi förenkla, effektivisera och säkerställa en säker hantering av handlingar och mycket mer. Att hitta det verktyg som passar just vår förening kan dock vara en djungel och därför listas nedan fem tips på digitala verktyg som kan underlätta ett allt för tungt styrelsearbete.

1. Föreningssystem

Föreningssystemet är navet i en förening och här samlas uppgifter som berör hela styrelsen. Är det dags att söka bidrag? Föreningssystemet. Fakturera? Föreningssystemet. Ta in anmälningar till arrangemang? Föreningssystemet. Föreningssystemet är nyckeln i föreningen. Det breda utbudet av system på marknaden gör det dessutom lätt att hitta ett system med just de funktioner som föreningen kräver.

2. Google Drive

Alla som någonsin suttit i en föreningsstyrelse vet om att massvis av dokument passerar genom föreningen och många föreningar fastnar i en fälla där viktiga papper lagras i pärm efter pärm. Med Google Drive garanteras vi en säker hantering av dokument som måste sparas. Möjligheten att dela dokument med varandra innebär också att vi öppnar upp tillgängligheten för alla och samtliga involverade får tillgång till ett fantastiskt arbetsverktyg. Exempelvis kan handlingar som ska behandlas på kommande möte kommenteras och redigeras av hela styrelsen för att optimera förberedelsen inför, under och efter mötet.

3. Google Calendar

Att planera ett verksamhetsår är en tuff uppgift eftersom det, i en ideell värld, är det svårt att lyckas samordna nyckelpersonernas tid. En gemensam kalender är därmed ett ypperligt verktyg för att skapa en gemensam bild av verksamheten. Genom att bjuda in varandra till aktiviteter får vi indirekt en kallelsefunktion där vi kan hålla reda på vilka som kan närvara på diverse möten och aktiviteter. Det förenklar även vår planering och gör det enkelt för oss att laborera med tider som passar.

4. Trello

Att fördela och strukturera arbetsuppgifter är inte alltid det lättaste och många styrelseveterander känner säkerligen igen sig i en situation där en person gör 90 % av arbetet. Trello är ett användbart verktyg för att skapa en enhetlig bild över styrelsens uppgifter. Genom att skapa digitala anslagstavlor och tillhörande uppgifter kan vi fördela uppgifter på respektive styrelsemedlems arbetstavla. Även här kan vi kommentera varandras arbete, skapa to-do-lists och sätta förfallodatum på när uppgiften ska vara avklarad. Är uppgiften klar? Då flyttar vi den till en ny tavla så alla får en överblick över vilka uppgifter som är avklarade och vilka som fortfarande är in progress. Tydlighet minst sagt!

5. SMS-grupp

Inte allt för sällan händer det att vi behöver snabba överläggningar, snabba beslut och därmed snabb kommunikation. Med en smsgrupp är det enkelt att nå ut till alla och med telefonen som en förlängning av armen kan vi räkna med snabba svar. Är det inte snabba beslut vi är ute efter kan smsgruppen med fördel användas för att skapa en öppen kommunikation som gör styrelsegruppen transparent och skapar potential för gott samarbete.